תהליך האפיון הוא חלק בלתי נפרד מכל תהליך פיתוח והקמה של אתר אינטרנט מודרני. במסמך האפיון נגדיר, בין היתר, מהן המטרות שלשמן מוקם האתר, מיהם סוגי הלקוחות שנרצה לשרת, כיצד יראה האתר, באילו דפדפדנים הוא יתמוך, ועוד. אז מה אמור לכלול מסמך אפיון של אתר אינטרנט? בין היתר, התייחסות לנושאים הבאים:
מטרת האתר
בתהליך האפיון נרצה למקד את הצורך בבניית האתר. האם האתר אמור לספק מידע אינפורמטיבי ללקוחות, כמו שעות פתיחה, מיקום העסק וכו'? האם האתר מיועד להמיר גולשים ולגרום להם לבצע פעולה, כמו רישום לניוזלטר או ביצוע שיחה טלפונית? האם האתר אמור לספק שירותים מקוונים או לאפשר רכישה און ליין?
הבנה מעמיקה של המטרה האמיתית שלשמה הוקם האתר היא קריטית לבניה היררכית נכונה של האתר, ויצירת ניווט אפקטיבי בתוך דפי האתר. חנות מקוונת אמורה לספק למשתמשים בה חווית משתמש מצוינת, ואחזור מידע בקלות ובפשטות.
עיצוב האתר
בשלב זה תצטרך להתקבל ההחלטה כיצד יראה וירגיש האתר המיועד. באילו פונטים ייעשה שימוש באתר? על איזו ערכת צבעים יתבסס האתר? כיצד יראה הלוגו של האתר? אילו תמונות תשולבנה באתר?
לקוחות
כדאי מאוד שתהליך האפיון ייקח בחשבון את המאפיינים הייחודיים של הלקוחות שהוא משרת. האם מדובר בנשים או גברים? צעירים או מבוגרים? חילוניים או שומרי מסורת? לזיהוי קהל היעד של האתר חשיבות רבה על מנת לדבר בשפה שלהם, לשמור על הערכים שלהם, ולדאוג לכך שלא יפגעו מתכנים שונים המשולבים באתר.
תאימות
אפיון סדור של תהליך הקמת אתר אינטרנט צריך לכלול גם התייחסות לתאימות האתר למכשירים ולדפדפנים שונים. לגיטימי בהחלט שבית עסק יקבל החלטה שהאתר שהוא בונה לא יתמוך בדפדפנים מסויימים, או בגרסאות דפדפן ישנות. בסופו של דבר, השיקולים בבניית אתר אמורים להסתכם, בין היתר, להיבטים של עלות תועלת. לא בטוח שהשקעת משאבים בביצוע התאמות לכלל הדפדפנים הקיימים מצדיקה את המאמץ, אם גולשים כלל לא טורחים להיכנס לאתר באמצעות דפדפנים אלו ועומדת להם אלטרנטיבה ראויה.
דרכי יצירת קשר
אחד מן ההיבטים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון בזמן בניה של אתר אינטרנט מודרני, הוא אילו דרכים יאפשרו לקהל היעד ליצור קשר עם בעל העסק. האם האתר יאפשר פניה רק באמצעות מילוי של טופס מקוון? האם באתר יפורטו מספרי הטלפון הרלוונטיים של בית העסק? האם האתר יאפשר יצירת קשר באמצעות צ'אט או באמצעות פניה לדף פייסבוק עסקי?
לכאורה, ככל שתוטמענה באתר יותר דרכים ליצירת קשר עם בית העסק, כך השירות ללקוח יהיה מוצלח יותר, אולם בית העסק יכול לשקול שלא להציע דרכים מסויימות ליצרת קשר, אם הוא מאמין שהן תספקנה בעיקר פניות של גולשים מתלבטים, שאינם מעוניינים באמת לרכוש מוצר או שירות.
